L'externalisation informatique est-elle rentable


De nombreuses entreprises décident d'externaliser une partie importante de leur informatique afin d'économiser du temps et des ressources financières. Ces dernières années, les grandes entreprises internationales en particulier ont eu recours à l'externalisation informatique et ont confié de nombreux domaines d'activité à des prestataires de services externes. Mais le secteur des PME profite désormais aussi plus souvent de ces mesures. Cet article de blog a pour but de comparer les avantages et les inconvénients de l'externalisation informatique et de donner un aperçu de ce qui est important dans ce domaine.




Définition : qu'est-ce que l'externalisation informatique ?

Selon Elimit.eu l'externalisation des technologies de l'information (ITO) est, d'un point de vue général, le transfert de l'entière responsabilité des fonctions informatiques, ou des domaines d'activité avec une part informatique très importante, à un prestataire de services externe sur une période définie. Une partie du personnel, du matériel et des logiciels, des bâtiments ou d'autres actifs existants sont transférés temporairement au fournisseur d'externalisation informatique (transfert d'actifs et de personnel). L'étendue et la qualité des services sont décrites au moyen d'un accord contractuel préalable, le Service Level Agreement.


Les niveaux de prestations les plus divers d'une entreprise peuvent être impliqués dans l'externalisation informatique. Les services peuvent être externalisés au niveau de l'infrastructure (p. ex. serveurs, clouds, centres de calcul), au niveau des applications (p. ex. logiciels, sites web, systèmes de boutique, intranet) ou au niveau des processus commerciaux (p. ex. comptabilité, marketing en ligne, développement de produits numériques).

Externalisation informatique pour les applications en ligne et les boutiques de commerce électronique

Les boutiques de commerce électronique, les applications mobiles, les solutions intranet et les sites web des entreprises doivent être entretenus, gérés et toujours actualisés. A cela s'ajoutent les dépenses liées aux systèmes d'infrastructure et à la sécurité informatique. Si l'activité principale d'une entreprise n'est pas l'informatique, il est difficile pour beaucoup d'entre elles de répondre en permanence aux exigences de la haute technologie et de l'évolution constante. Le personnel correspondant doit être libéré, formé ou recruté. Il faut également acquérir, installer et entretenir les logiciels et le matériel informatique correspondants. Cela nous amène déjà aux avantages de l'externalisation informatique.




Avantage #1 : économie de temps, de ressources et de finances

Au lieu d'embaucher des collaborateurs spécialisés et d'investir dans des outils techniques, il peut être intéressant de confier les techniques d'information et de communication à un fournisseur informatique expérimenté et spécialisé. Cela permet souvent d'économiser des ressources en temps et est généralement plus économique. Les petites et moyennes entreprises peuvent également en profiter de plus en plus souvent, car il existe désormais des fournisseurs très spécialisés qui proposent des solutions peu coûteuses et en partie standardisées.


Outre les trois principaux avantages, à savoir l'économie de coûts, de temps et de ressources, il existe de nombreux autres facteurs qui ont un impact positif sur l'entreprise.




Avantage #2 : un avantage concurrentiel grâce à un développement continu

Tout le monde sait à quel point le développement de nouveaux produits et applications est rapide à l'ère du numérique. Les exigences des clients vis-à-vis des services et des produits d'une entreprise évoluent tout aussi rapidement. Il faut des serveurs pour stocker les données, des pare-feux spéciaux sont nécessaires pour assurer la sécurité sur Internet et il y a encore la question de la protection des données. Comme les directives sur la protection des données changent régulièrement et que la technologie informatique évolue constamment, les connaissances spécifiques doivent toujours être à jour pour pouvoir réagir rapidement aux exigences modifiées. Par exemple, il y a actuellement un débat au Parlement européen sur l'avenir des directives relatives aux cookies.


Les fournisseurs d'externalisation informatique sont attentifs aux changements sur le marché et disposent d'un personnel spécialisé qui suit les évolutions numériques. Cela est particulièrement important en ce qui concerne les nouvelles technologies, les virus, les attaques de pirates et la protection des données. Si l'on externalise ses domaines informatiques, on peut être sûr que les logiciels et le matériel sont toujours à jour. De plus, la plupart des entreprises informatiques disposent de plusieurs serveurs. La probabilité de panne des applications en ligne ou des boutiques de commerce électronique est ainsi minimisée.




Avantage #3 : transparence totale des coûts et des prestations

Les autres avantages de l'externalisation informatique sont la transparence claire des coûts et le suivi du projet. La plupart des fournisseurs d'externalisation informatique travaillent avec des flux de travail et des normes de processus bien définis. Ainsi, les heures investies et les tâches actuelles du projet peuvent être consultées immédiatement à tout moment - aucune demande ne disparaît dans une boîte noire. Les services fournis sont consignés et enregistrés, ce qui permet de suivre les coûts par la suite.


Avant même le début d'une coopération, un fournisseur informatique peut, grâce à sa longue expérience et à son expertise, donner des prévisions précises sur les coûts qui seront probablement générés. De nombreuses entreprises ne disposent pas de ces chiffres clairs si les systèmes informatiques ne sont pas clairement délimités et standardisés. 




Aperçu de tous les avantages de l'externalisation informatique

Voici un bref aperçu des différents avantages de l'externalisation informatique :

  • Gain de temps
  • Réduction des coûts
  • Personnel spécialisé et formé
  • Avantage concurrentiel
  • Pas de frais d'acquisition et de maintenance
  • Technologie et logiciels de pointe
  • Protection des données et sécurité Internet
  • Sécurité de planification à long terme
  • Transparence totale des coûts
  • Conseil et consultation



Inconvénient #1 de l'externalisation informatique : la transparence

Tout à l'heure encore cité comme avantage, maintenant comme inconvénient : la transparence. Celui qui externalise des éléments de sa technique d'information et de communication remet en partie des éléments commerciaux essentiels entre les mains d'une autre entreprise. Cela exige bien sûr une certaine confiance, car les experts ne sont plus dans l'entreprise, mais dépendent de la disponibilité et du travail de l'entreprise partenaire. S'il s'agit de prestations commerciales, ce genre de choses doit absolument être clarifié au préalable dans un contrat afin de se protéger. Une assistance optionnelle 24h/24 ne devrait jamais poser de problème.




Inconvénient #2 : manque de connaissances informatiques en interne

L'ignorance technique peut parfois aussi être un facteur, car tous les entrepreneurs ne peuvent pas comprendre immédiatement le sens de chaque prestation informatique. Le matériel ou les licences logicielles qui doivent être payés, les diverses analyses et évaluations de données, les nombreuses heures passées à la gestion de projet ou la réalisation de dizaines de prototypes peuvent déjà susciter un froncement de sourcils plutôt que de la joie. Dans ce cas, le prestataire de services informatiques doit en tout cas veiller à une transparence claire des coûts et des prestations et être toujours disponible à court terme pour répondre aux questions.




Inconvénient #3 : qui est responsable des dommages informatiques ?

L'entreprise qui fait appel à un prestataire de services informatiques est responsable de ses erreurs, ce qui peut avoir des conséquences juridiques et coûteuses. Si, par exemple, des données sensibles sont perdues à la suite d'une inattention ou si une panne de système survient, le donneur d'ordre doit lui-même répondre de cette erreur et, le cas échéant, réparer les dommages subis. Il est donc conseillé de se prémunir à l'avance par contrat et de consigner par écrit toutes les éventualités. Si le prestataire de services informatiques commet une erreur, il n'a pas respecté le contrat et doit assumer lui-même les dommages.



Quelques conseils : Comment trouver un bon fournisseur de services d'externalisation ?

La première étape consiste à faire des recherches. Un coup d'œil sur le classement allemand des agences Internet du BVDW (Bundesverband Digitale Wirtschaft) ou sur l'étude annuelle de Lünendonk GmbH peut être utile. Le classement des agences du BVDW s'intéresse plutôt aux entreprises qui développent des applications web et des sites web ou qui font du marketing en ligne. L'étude de Lünendonk, en revanche, s'intéresse aux entreprises informatiques qui travaillent principalement dans le domaine du matériel.


Il est également possible d'obtenir des offres par le biais d'appels d'offres ou d'écrire soi-même à des prestataires locaux ciblés dans la région. Ces derniers ont souvent l'avantage de pouvoir être visités sur place et d'éviter les frais supplémentaires liés à de longs voyages ou déplacements. Il est donc possible d'organiser des réunions et des présentations importantes de manière spontanée.


Un autre indice de la fiabilité d'un fournisseur informatique potentiel peut être l'existence de certificats courants, comme la norme ISO 27001 pour la sécurité des données, ou des partenariats technologiques avérés.


Lorsque l'on en arrive au contrat, il est conseillé de fixer au préalable par contrat les points de repère juridiques importants concernant les processus commerciaux. Il s'agit entre autres des conditions et des délais de résiliation. En outre, il convient de clarifier au préalable ce qu'il adviendra des données et des droits des clients après la fin du contrat (en ce qui concerne la protection des données). Les éventuelles conséquences juridiques peuvent ainsi être réduites au minimum dès le début.




Une forme particulière d'externalisation : IT Offshoring

L'offshoring informatique est une forme particulière d'externalisation informatique et désigne l'externalisation de services informatiques à des entreprises d'outre-mer. Les pays les plus populaires sont actuellement l'Inde, les Philippines et la Chine. Mais des pays comme la Thaïlande, le Sri Lanka ou le Mexique se développent également peu à peu.


Contrairement à l'externalisation informatique, la délocalisation informatique a été plus souvent critiquée ces dernières années. La délocalisation des tâches à l'étranger entraîne la suppression de nombreux emplois, ce qui fait qu'il est plus difficile pour les spécialistes de trouver un emploi qui leur convient en Allemagne. Il n'est pas rare que ces derniers partent pour de grands groupes aux États-Unis, en Grande-Bretagne ou en Scandinavie, ce qui accroît encore la pénurie de personnel qualifié national. Pour les entreprises elles-mêmes, la délocalisation informatique semble souvent très lucrative dans un premier temps en raison des avantages fiscaux ou des coûts d'implantation réduits en termes de loyer, de bâtiments ou de personnel.




Prestataires de services informatiques à l'étranger : un risque potentiel ?

L'offshoring informatique devient risqué lorsque le climat politique du pays d'externalisation est instable. Des changements dans la politique gouvernementale peuvent par exemple entraîner des problèmes et des coûts imprévisibles qui ne peuvent être calculés à l'avance. Les pays dirigés démocratiquement ont tendance à être plus stables à long terme. La communication est également souvent pour le moins compliquée. Les différents fuseaux horaires et les barrières linguistiques rendent l'échange difficile, une rencontre personnelle n'est que très rarement possible. De plus, des attitudes et des cultures de travail différentes se rencontrent, ce qui peut (mais ne doit pas !) entraîner des désaccords et des ennuis.




IT offshoring : attention à l'espionnage économique

Celui qui décide de délocaliser son informatique à l'étranger devrait en outre s'assurer au préalable que les dispositions de protection des données de son pays sont respectées. Les lois ne sont pas les mêmes dans tous les pays. Une infraction peut donc avoir des conséquences coûteuses.


Il faut veiller à respecter les normes ISO courantes en matière de sécurité des données. Les applications logicielles, les locaux, l'infrastructure et les employés peuvent également être vulnérables à l'espionnage industriel. Même si aucune donnée sensible de l'entreprise n'est traitée à l'étranger, il serait envisageable que des logiciels malveillants soient introduits dans le système local via des connexions non sécurisées, des clés USB ou des disques durs. Il convient donc d'être particulièrement prudent dans ce domaine.